Important Update on Legalization of Dutch Documents in Vietnam

Beste leden,

Graag brengen we jullie via deze weg op de hoogte van enkele veranderingen die (stilaan) doorgevoerd zijn door de Vietnamese overheid, die tot fors meerwerk leiden bij de vertaling en legalisatie van Nederlandse documenten. Dit heeft niet alleen grote impact voor particulieren, maar ook op Nederlandse bedrijven.

Het blijkt dat de Vietnamese overheid al enige tijd stilzwijgend een steeds strikter beleid voert ten aanzien van vertalingen en legalisaties. Hieronder de belangrijkste veranderingen:

• Directe vertalingen uit minder gangbare talen (zoals Nederlands, Portugees, Zweeds e.d.) naar het Vietnamees worden niet langer geaccepteerd, zelfs als deze eerder correct waren gelegaliseerd door Nederlandse en/of Vietnamese autoriteiten. Dit geldt dus niet voor “grotere” talen zoals Engels, Duits of Frans, en vormt alleen een probleem bij documenten die uitsluitend in het Nederlands zijn opgesteld.
• In plaats daarvan wordt nu geëist dat Nederlandstalige documenten eerst naar het Engels worden vertaald door een beëdigd vertaler in het land van afgifte.. Vervolgens moet de Engelse vertaling in Vietnam naar het Vietnamees worden vertaald en notarieel bekrachtigd.
• Er zijn in Vietnam geen beëdigde vertalers meer die Nederlandse documenten naar het Vietnamees of zelfs het Engels mogen vertalen, aangezien de Nederlandse taal als brontaal niet langer wordt geaccepteerd. Vertalingen vanuit het Nederlands kunnen dus alleen in Nederland worden uitgevoerd door een beëdigd vertaler, waarvan in sommige gevallen de beëdiging van de vertaler door de rechtbank moet worden bevestigd.
• De vertaling naar het Vietnamees van de Engelse vertaling en legalisatie van de vertaling naar het Vietnamees in Vietnam, mogen niet ouder zijn dan zes maanden voorafgaand aan de aanvraag voor een werkvergunning, TRC, rijbewijs enzovoort. Dit betekent dat eerder vertaalde documenten mogelijk opnieuw moeten worden vertaald als ze ouder zijn dan een half jaar – zelfs als de inhoud volledig ongewijzigd is gebleven.

Voor betrokkenen kan dit leiden tot onverwachte vertragingen, aanzienlijke extra kosten, administratieve risico’s en in sommige gevallen zelfs mogelijke overtredingen van verblijfsregels. Veel visum agenten en werkgevers zijn hiervan niet op de hoogte, aangezien zij doorgaans met documenten in “grote” talen als Engels, Frans, Japans of Chinees werken.

Dear members of the community,

We would like to inform you about some significant changes that have been implemented by the Vietnamese government, resulting in substantial additional work for the translation and legalization of Dutch documents. This has a major impact not only on private individuals but also on Dutch businesses. There have been increasingly stricter policies regarding translations and legalizations:

Direct translations from less common languages (such as Dutch, Portuguese, Swedish, etc.) into Vietnamese are no longer accepted, even if they were previously correctly legalized by Dutch and/or Vietnamese authorities. This restriction does not apply to major languages such as English, German, or French, and only affects documents that are originally drafted in Dutch.

Instead, the new requirement is as follows:

• Documents in Dutch must first be translated into English by a sworn translator in the country of issuance(e.g., the Netherlands).
• In Vietnam, the English version must then be translated into Vietnamese and notarized.
• Translations to Vietnamese must not be older than six months

There are currently no sworn translators in Vietnam authorized to translate Dutch documents into either Vietnamese or English, as the Dutch language is no longer accepted as a source language. Therefore, translations from Dutch must be done in the Netherlands by a sworn translator.

Legalizations in Vietnam must not be older than six months prior to submission for applications such as work permits, temporary residence cards (TRCs), driver’s licenses, etc. This means that even previously translated documents must be redone if they are older than six months, regardless of whether the content has changed.

For those affected, this can result in unexpected delays, significant additional costs, administrative risks, and in some cases, even potential violations of immigration rules. Many visa agents and employers are unaware of this development, as they usually work with documents in “major” languages such as English, French, Japanese, or Chinese.